DÉMATÉRIALISATION DES DRP

Premier jalon vers une dématérialisation intégrale

 

La formation des acteurs – pilotes à l’utilisation de la plateforme KERMEL de soumission électronique des Demandes de Renseignement et de Prix (DRP) s’est tenue cette semaine.

Durant deux jours (2), les échanges et démonstrations ont porté sur les thèmes suivants : l’enrôlement des Autorités Contractantes, la formation sur l’utilisation de la signature Electronique, l’utilisation et la familiarisation avec l’espace fournisseur, le traitement d’un DRP, le processus d’ouverture des plis et une présentation complète du déroulement de la phase-pilote.

M. Ousseynou Cissé, Directeur de la statistique et de la documentation (DSD) de l’ARCOP, direction de l’Autorité de régulation chargée de mettre en œuvre cet ambitieux programme, a rappelé que l’objectif de cet atelier était de procéder à la formation des représentants des autorités contractantes qui ont été sélectionnés comme acteurs cibles pour accompagner le projet de dématérialisation des procédures de passation de marchés dans sa phase pilote.

Les personnes-cibles

Il s’agit, selon le directeur de la DSD, des membres des « commissions de marchés, les membres de cellules de passation de marchés qui représentent ces acteurs qu’on appelle les autorités contractantes, qui ont été choisies en référence au volume de marchés que ces autorités lancent, ou également en fonction des activités que les autorités contractantes mènent. C’est-à-dire les autorités contractantes qui s’activent dans le domaine numérique ».

Environ une quinzaine a été d’autorités contractantes a été ciblée comme acteurs pilotes. Ils sont, pour l’essentiel, des membres des commissions et des cellules de passation de marchés de ces autorités contractantes que sont les ministères suivants : éducation nationale, finances et budget ; eau et assainissement ; santé et action sociale ; économie numérique ; infrastructures, transports terrestres et désenclavement. Sont aussi concernés : AGEROUTE, SENUM, PAD, SENELEC, APIX, ARTP et les fournisseurs qui accompagnent le processus. 

La phase pilote, précise M. Cissé, est limitée aux demandes de renseignements et de prix (DRP).

DRP, premier jalon avant la dématérialisation intégrale

Après la formation, détaille le Directeur de la DSD dans une interview accordée à la Cellule communication de l’ARCOP, « il s’agira de lancer effectivement le projet, et automatiquement les AC pourront mettre en œuvre l’outil et utiliser la plateforme pour dérouler leur processus de passation de marchés, surtout en ce qui concerne la phase la plus critique, qu’on appelle la phase de soumission électronique. Cette phase pourra désormais se faire par voie dématérialisée. Mais il y a lieu de préciser que cette phase pilote est réservée aux demandes de renseignements et de prix. En tout cas, c’est un premier jalon important qui est posé. C’est un processus qui se fait étape par étape. Après cette phase pilote évidemment, l’ambition c’est de dématérialiser de façon intégrale l’ensemble des procédures de passation de marchés ».

Il a rappelé que la phase pilote sert à préparer la dématérialisation intégrale. Durant cette phase pilote, les autorités contractantes cibles vont accompagner le projet. « Il sera possible pour ces autorités contractantes d'utiliser aussi bien la voie classique, c'est-à-dire la soumission classique par dossier physique, que l'utilisation de la voie électronique » renseigne Ousseynou Cissé.

Cette phase pilote, à l’en croire, « va permettre une préparation des acteurs parce que le changement n'est pas toujours facile. il y a une peur de l’inconnu qui est là. Le processus de dématérialisation qui est réservé aux DRP et qui prend en charge, quand même il faut le préciser, la partie la plus critique, permettra au moins de mieux préparer les autorités contractantes au projet final qui est le projet de dématérialisation intégrale ».

 

Il faut souligner que le processus de dématérialisation intégrale n’est pas simple. Il va falloir procéder au recrutement d’un prestataire, développer l'outil, le tester l'outil avant le lancement effectif du projet. M. Cissé ajoute aussi que « compte tenu des implications d'ordre juridique, il faut y aller par étape, c’est pourquoi nous suivons un calendrier, une feuille de route bien tracée et nous pensons que lorsque le système de dématérialisation intégrale sera achevé, alors là, ce sera la fin de la phase pilote pour qu'on bascule dans l'utilisation d'un système de dématérialisation intégrale pour toutes les autorités contractantes ».

De la prise en compte des PPP

La DSD rassure. La plateforme Kermel a affectivement pris en charge la question relative aux contrats de partenariat public-privé (PPP). Il ne pouvaiet pas en être autrement puisque nous parlons désormais de commande publique qui englobe les marchés publics et les PPP.

La modernisation du système de la Commande publique à travers la dématérialisation, est une forte volonté de l’Etat, matérialisée par l’entrée en vigueur de la loi n° 2021-23 du 2 mars 2021 relative aux contrats de partenariat public-privé, le décret n°2022-2295 du 28 décembre 2022 portant Code des marchés publics et le décret n°2023-832 du 5 avril 2023 fixant les règles d’organisation et de fonctionnement de l’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP). L’ARCOP est aujourd’hui en train de rendre effective cette volonté à travers le projet KERMEL.

Les acteurs de l’économie sociale et solidaire

C’est une préoccupation qui est en train d’être prise en charge, informe M. Cissé. Dans le cadre des marchés réservés, une plateforme leur sera dédiée. Il faut, en effet, noter que « l'une des innovations de taille dans le nouveau Code c'est que désormais il y a des marchés qui sont réservés à ces acteurs de l'économie sociale et solidaire. Il y a des marchés également qui sont réservés aux entreprises à direction féminine. Donc pour mieux permettre à ces entités de profiter de ces opportunités, nous comptons, à travers la dématérialisation, consacrer une plateforme dédiée à ces femmes. Après, on pourra voir s'il y a possibilité de mettre en place d'autres outils dans l'utilisation de la langue, pour les amener à mieux utiliser l'outil. Mais pour l'instant, il s'agit de dérouler une phase pilote avec l'ambition de dérouler une phase intégrale. Et cette phase intégrale ne sera pas figée. Elle est susceptible d’évoluer en fonction des demandes qui vont émaner des utilisateurs ».

Place de l’ARCOP dans le processus

Le comité de pilotage du projet de dématérialisation des procédures de passation des marchés est composé de l’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP), en collaboration avec la Direction centrale des marchés publics (DCMP), la Direction du Traitement Automatique de l’Information (DTAI), le projet de coordination des réformes budgétaires et financières (PCRBF) et l’Unité Nationale d’Appui aux Partenariats publics-privés (PPP). La place et le rôle de l’ARCOP dans ce dispositif sont explicitement définis dans le décret qui fixe les règles d'organisation et de fonctionnement de l’ARCOP, qui donne compétence à l’ARCOP de moderniser le système, donc l’ARCOP est dans son rôle.

Cependant, relève M. Cissé, « l'ARCOP travaille dans le cadre d'un comité avec d'autres parties prenantes qui sont des partenaires. La DTAI par exemple, héberge actuellement la plateforme SYGMAP, il y a également la DCMP qui joue un rôle incontournable, un rôle majeur dans le processus, nous avons également l'appui du Ministère de l'économie, du Ministère des Finances et du Budget à travers le PCRBF qui a également accompagné le projet. Sans oublier Sénégal Numérique aussi qui a un rôle majeur à jouer. C'est dans le cadre d'un comité de pilotage que les rôles sont partagés entre ces différents acteurs ».

Les avantages

Les avantages de la dématérialisation sont énormes. M. Cissé en a listé quelques-uns :  gain de temps, traçabilité, économies, moins de documents physiques qui occupent plus d’espace et vulnérables à une détérioration qui peut avoir diverses origines. Etayant ses propos, le DSD explique : « dans les procédures de passation de marchés, on a tellement de documents physiques, les offres, souvent en termes de reproduction, c'est plusieurs exemplaires avec un nombre de pages assez important. Ce sont des ressources financières énormes qui sont générés pour reproduire sur le plan physique ces documents. Donc la dématérialisation pourra permettre de faire des économies. Toutes les tâches chronophages seront supprimées, il sera possible pour un acteur, un fournisseur, qui est par exemple à Ziguinchor, à Saint-Louis, à Tambacounda ou à Kédougou, de soumissionner par voie électronique dans le cadre d'un marché lancé par une autorité contractante qui se trouve à Dakar ».